Prokrastynacja – czyli jeszcze zdążę to zrobić

Jestem przekonana, że zarówno Ty, jak i wielu Twoich znajomych Przedstawicieli Handlowych, codziennie właściwie coś odkładacie. I nie mam tutaj na myśli odkładania pióra czy długopisu na biurko, nie mam na myśli odkładania wizytówki do wizytownika, nie mam też na myśli odkładania brudnego talerza do zmywarki. Mam na myśli działania, które odkładasz, chociaż wiesz, że musisz je wykonać. A jeżeli nie musisz, to wiesz, że dobrze by było, ponieważ jeżeli nie wykonasz tego działania teraz, to w bliższej lub dalszej przyszłości będzie to miało swoje konsekwencje.

Przytoczę 3 przykłady, które są najczęstszymi sytuacjami w pracy Przedstawiciela Handlowego.

Pierwszy przykład  –  odkładanie wykonania telefonu, aby umówić się z klientem na spotkanie.

Ja to nazywam parzący telefon. Otóż, PH doskonale wie, że aby mieć spotkanie, musi najpierw to spotkanie umówić, a żeby umówić spotkanie, no to musi wykonać telefon do tego klienta. Żeby wykonać telefon, to musi mieć namiar do firmy, bądź osoby z którą chce się umówić na spotkanie. No i najczęściej tak się dzieje, że PH najpierw odkłada przygotowanie do umawiania spotkań, a jak już nawet przygotuje tą listę 100 firm, do których ma dzwonić, to wykonanie telefonu do klienta wygląda mniej więcej tak:

OK, to jestem przygotowany, siadam, zaczynam dzwonić. Tu mam listę firm do których będę dzwonić, tutaj mam telefon, tu mam kartkę z notatkami, tutaj mam schemat umawiania. Dobra, to zaczynam. Ale zaraz zaraz, coś przyszło na moją skrzynkę pocztową, to tylko sprawdzę tego maila, i…………….. mija 15-20 minut. No dobrze, w sumie to nie było nic ważnego. To teraz już dzwonię. Głęboki oddech i……………… wchodzi kolega. Słuchaj, mógłbyś mi pomóc ? Oczywiście ! No bo przecież PH jest generalnie bardzo uczynnym pomocnym człowiekiem. Tak więc, jeżeli kolega przychodzi i prosi o pomoc, to wiadomo, że trzeba rzucić wszystko i od razu mu pomóc. No dobrze, minęło kolejne 15-20 minut. PH ponownie zasiada do umawiania spotkań. Kurcze, mam już w plecy 40 minut, to teraz zabieram się za pracę. No dobra, to do kogo teraz dzwonić? No i zaczyna się przeglądanie listy firm i zastanawianie się, takie małe, wewnętrzne negocjacje: do tego nie bo nie, do tego nie będę dzwonił, bo jak ostatnio dzwoniłem to bardzo był nieprzyjemny i niemiły, nie nie tutaj nie będę dzwonił bo to jest za daleko od mojej firmy. To może tutaj zadzwonię, nie nie, tu nie, bo on to na pewno nie będzie chciał się umówić. No i tak schodzi kolejne 15 – 20 minut. Mija czas. Mija godzina, półtorej, dwie. PH ma wrażenie, że bardzo dużo pracował, a generalnie nie zrobił nic. Jego praca nie posunęła się ani o jotę do przodu. Nie ma żadnych efektów. Żadnego umówionego spotkania.

Minęło półtorej godziny i nie ma z tego żadnej korzyści. Ma co prawda wrażenie, że strasznie ciężko pracował. Jednak efektów ZERO.

Odkładanie umawiania telefonicznego jest bez sensu.
Bo to nie jest tak, że jak odłożysz wykonywanie telefonów, aby umówić spotkanie, to nagle jakimś dziwnym trafem spotkania umówią się same.
NIE. I tak będziesz musiał wykonać te telefony. Tak więc, po prostu wykonaj je. Ponieważ to nie jest tak, że już nie będziesz musiał umawiać. Aby mieć spotkania, będziesz musiał w końcu je umówić. Wtedy, jak będziesz pod presją, będzie to jeszcze mniej wygodne i jeszcze mniej komfortowe.

Drugi przykład – odkładanie telefonu do klienta, aby zapytać co z moją propozycją, co z moją ofertą?

Dlaczego PH odkładają wykonanie tego telefonu?

• Po pierwsze dlatego, że nie są pewni swojej oferty, nie są przekonani że jest to dobra oferta, nie wierzą, że klient może kupić, a więc w związku z tym, zwlekają, ponieważ nie chcą usłyszeć słów odmowy. To jest oczywiście bardzo niewygodne i nie do końca miłe jak słyszymy odmowę ze strony klienta.
• Po drugie dlatego, że niestety bardzo często, po prostu wysłali ofertę nie doprecyzowując, nie pytając, kiedy klient będzie gotowy podjąć decyzję, bądź w jakim terminie w ogóle chciałby to zamówić. Tak więc, nie wiedzą czy już dzwonić czy jeszcze poczekać. Dzwonili do innych firm i klienci mówili, że to jeszcze za wcześnie, żeby tak nie zawracać głowy, a więc związku z tym, teraz też nie wiedzą co z tym fantem zrobić.

PH nie chcą usłyszeć NIE. To oznacza, że z góry zakładają, że klient nie kupi. I to jest bez sensu, nie przynosi żadnych wymiernych korzyści. No bo, jeżeli klient powie NIE,  nie chcę kupić – to będziesz wiedział na czym stoisz. I po pierwsze, będziesz mógł jeszcze zadać jakieś pytania, będziesz mógł jeszcze to zamówienie uratować, a po drugie jeżeli na pewno klient się nie zdecyduje, to będziesz wiedział, że ten klient nie kupi – więc trzeba szukać następnego.

Opóźnianie  telefonu związanego z decyzją klienta może spowodować, że jak już zadzwonisz, to klient powie –  No wie pan/pani, ja już zamówiłem, tylko w innej firmie. Pan/Pani się tak długo nie odzywał, a tamci zadzwonili, no i kupiłem u nich.

Tak więc opóźnienie wykonania telefonu po wysłaniu czy po dostarczeniu oferty, jest ogromnym błędem. Ponieważ najzwyczajniej w świecie, to zamówienie, może Ci uciec. Klient nie czeka na Twój telefon, tylko po prostu zamawia tam, gdzie się ktoś do niego odezwie.

Oczywiście to bardzo często wynika z tego, że nie zapytałeś, nie doprecyzowałeś terminu, w którym klient danego produktu czy usługi potrzebuje lub do kiedy może podjąć swoją decyzję.

Trzeci przykład – odkładanie przygotowania oferty dla klienta.

PH podchodzą do tego jak do jeża. PH zawsze mają coś ważniejszego do zrobienia. Pojawiają się też argumenty: nie wiem jak ją przygotować, nie mam wszystkich potrzebnych informacji, ktoś inny z firmy jeszcze mi nie przygotował potrzebnych materiałów, itp. Wielokrotnie odkładają przygotowanie oferty, ponieważ myślą, że mają jeszcze bardzo dużo czasu. Przecież spotkanie dopiero za tydzień. Przecież klient powiedział – proszę przygotować mi ofertę. Nie powiedział, że na już, tyko, żeby przygotować, więc luz, spoko, jeszcze zdążę.

I niestety, najczęściej pojawiają się dwa scenariusze.

1. Oferta na spotkanie – Przygotowują ofertę na ostatnią chwilę, „na kolanie”. Nie mają czasu się z nią dokładnie zapoznać, nie mają czasu przygotować się do spotkania i jak najlepszego zreferowania tej oferty
2. Oferta do wysłania – Jak już przygotują i wyślą ofertę do klienta, to okazuje się, że jest już za późno. Że klient podjął już decyzję i kupił u konkurencji, która przysłała ofertę dwa tygodnie temu.

Tak więc pamiętaj –  Nie odkładaj. To co masz zrobić teraz, zrób teraz. Ustal priorytety i działaj.

Zawsze lepiej jest wykonać telefon, przygotować ofertę, przed czasem, niż spóźnić się 10 min.

Tak, tak … takie historie też słyszałam 😊