Notatki na ratunek

Czy zdarzyło Ci się tak z klientem, że klient zadzwonił i zareklamował coś, bo otrzymał nie to co zamawiał, nie takiej wielkości, nie takiego koloru, nie takiego rozmiaru, nie w tym czasie w którym zamawiał, nie za tą cenę, która była w ofercie?

Czy zdarzyła Ci się taka sytuacja?

A może przydarzyło Ci się tak, że klient mówił, że przecież byliśmy na inny termin umówieni, w innym miejscu, no i w ogóle to on był umówiony z inną osobą?

Jeżeli doświadczyłeś choć jednej z powyższych sytuacji lub podobnej, to wiesz doskonale, że jedynym wtedy wyjściem, żeby w ogóle w jakikolwiek sposób to uratować, jest mieć podkładkę w formie zapisanej informacji. Najlepiej, jeżeli wszystko jest potwierdzane drogą mailową. Czyli po każdej Twojej rozmowie z klientem, niezależnie czy telefonicznej czy osobistej, bezpośredniej, wysyłasz do klienta mailem podsumowanie waszej rozmowy. Podsumowanie to musi zawierać wszystkie najważniejsze informacje i ustalenia z waszej rozmowy.

Obecnie mamy tyle tematów na głowie, dziesiątki informacji do zapamiętania i setki tysięcy informacji, które do nas docierają niezależnie od tego czy tego chcemy czy nie. Dlatego nasz mózg, broniąc się przed „przegrzaniem” odkłada na bok lub eliminuje niepotrzebne informacje. Tylko, że niestety, bardzo często, to on decyduje co odkłada a co eliminuje. Tak więc nawet jeżeli zapisujesz, jak większość osób, informacje w kalendarzu, albo gdziekolwiek indziej np. na kartkach,  to najzwyczajniej w świecie zapominasz, może Ci się coś pomylić, o jednym myślisz a drugie mówisz.

Tak więc moja rada i sugestia jest następująca. Jeżeli cokolwiek ustalasz z klientem, cokolwiek, zawsze wyślij do niego maila podsumowującego waszą rozmowę. Maila w którym prosisz, aby zapoznał się i potwierdził że to jest dokładnie to co ustaliliście, że to jest dokładnie to co on zamawia, że to jest dokładnie ta data i miejsce gdzie się umówiliście, że to jest dokładnie ten termin, kiedy Twój produkt/usługa ma do niego dotrzeć, itd.

Co więcej, nawet, jeżeli klient zamawia coś pisemnie, to również oddzwoń do niego i upewnij się jeszcze raz. Przeczytaj, powiedz, powtórz to co on napisał i później w mailu jeszcze raz. Potwierdź, że to jest to co ustaliliście i że to jest wiążące. Ponieważ jeżeli tego nie masz, to później możesz mieć kłopot, albo duży problem. To nie chodzi o to, że klient coś specjalnie zrobi, tylko po prostu wszyscy jesteśmy tylko ludźmi. Zarówno Ty jak i Twój klient, możecie się pomylić pomyśleć o czymś innym i bez zapisanej informacji będzie słowo przeciwko słowu. A wiadomo, że to nigdy do niczego dobrego nie prowadzi, ponieważ w takich sytuacjach, każdy z nas jest pewny że to on ma rację. Tak jesteśmy skonstruowani.

Jeżeli nie chcesz myśleć co będzie jeśli…., jeżeli nie chcesz się obawiać a co jeżeli……., jeżeli nie chcesz słownych przepychanek, jeżeli chcesz mieć zawsze zadowolonego i usatysfakcjonowanego klienta

Wszystko zawsze potwierdzaj z klientem PISEMNIE mailem.

Jeżeli będziesz miał jakieś pytania do tego artykułu, chętnie odpowiem.

Kontakt do mnie ula@firmamuzyk.pl